Best Practices für sicheres Remote-Arbeiten

Die moderne Arbeitswelt bietet unzählige Möglichkeiten für flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten. Dabei gewinnt das Thema IT-Sicherheit zunehmend an Bedeutung. Insbesondere beim Arbeiten außerhalb des Firmenbüros entstehen neue Herausforderungen für den Schutz sensibler Daten und Unternehmensressourcen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit durchdachten Maßnahmen und der richtigen Awareness die Sicherheit beim Remote-Arbeiten gewährleisten können. Damit schützen Sie nicht nur Ihr Unternehmen vor Cyberangriffen, sondern erfüllen auch gesetzliche Anforderungen und stärken das Vertrauen Ihrer Kunden und Partner.

Damit Mitarbeitende bei der Arbeit außerhalb des Firmenstandorts dennoch sicher auf Unternehmensressourcen zugreifen können, ist die Nutzung von Virtual Private Networks (VPN) essenziell. VPNs verschlüsseln die komplette Datenübertragung und machen sie für unbefugte Dritte unlesbar. Wichtig ist, auf bewährte, regelmäßig gewartete VPN-Lösungen zu setzen und sowohl die Software als auch die Endgeräte stets aktuell zu halten. Unternehmen sollten klare Vorgaben machen, welche VPN-Dienste genutzt werden dürfen und regelmäßig überprüfen, dass nur autorisierte Geräte mit dem Netzwerk verbunden werden.

Öffentliche WLAN-Netzwerke in Cafés, Bahnhöfen oder Hotels sind bequem, aber bergen große Risiken. Cyberkriminelle können über unsichere Verbindungen sensible Daten abgreifen oder Schadsoftware einschleusen. Die Empfehlung lautet, grundsätzlich auf den Zugriff über öffentliche WLANs zu verzichten oder zumindest immer durch ein VPN abzusichern. Mitarbeitende sollten zudem sensibilisiert werden, sich niemals in Firmensysteme einzuloggen, wenn die Verbindung nicht vertrauenswürdig ist, und auch keine unbekannten Netzwerke zu nutzen.

Auch auf dem eigenen Laptop oder Tablet sollte eine aktuelle und aktivierte Firewall selbstverständlich sein. Sie hilft, unerwünschte Zugriffe auf das Gerät schon im Vorfeld zu blockieren. Darüber hinaus empfiehlt sich die Installation zusätzlicher Netzwerkschutzsoftware, die verdächtige Aktivitäten erkennt und meldet. IT-Abteilungen sollten regelmäßig kontrollieren, ob alle sicherheitstechnischen Maßnahmen auf den Endgeräten implementiert sind und Mitarbeitende mit Anleitungen versorgen, um die Funktionen regelmäßig zu überprüfen.

Starke Authentifizierungsverfahren nutzen

Zwei-Faktor-Authentifizierung umsetzen

Die klassische Passwortabfrage reicht längst nicht mehr aus, um digitale Identitäten zu schützen. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ergänzt das Passwort um eine weitere Sicherheitskomponente, zum Beispiel einen SMS-Code oder eine App-basierte Bestätigung. So erschweren Sie Angreifern den Zugang erheblich, selbst wenn ein Passwort kompromittiert werden sollte. Der Einsatz von 2FA sollte für alle sensiblen Unternehmensanwendungen verpflichtend vorgeschrieben werden. IT-Abteilungen unterstützen dabei durch die Auswahl sicherer Systeme und helfen bei der Einführung.

Sichere Passwörter und Passwortmanagement

Ein weiteres wichtiges Element ist die Verwendung starker, einzigartiger Passwörter für alle Zugänge. Schwache oder wiederverwendete Passwörter sind eine der häufigsten Einfallstore für Angreifer. Mitarbeitende sollten darin geschult werden, komplexe Passwörter zu erstellen und sie regelmäßig zu erneuern. Der Einsatz von Passwort-Managern erleichtert die sichere Verwahrung und Verwaltung der Zugangsdaten erheblich. Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden ermutigen, diese Tools zu verwenden und entsprechende Empfehlungen geben.

Geräte absichern und aktuell halten

Software- und Systemupdates sind der effektivste Schutz gegen bekannte Schwachstellen, denn sie schließen Sicherheitslücken und verhindern die Ausnutzung durch Angreifer. IT-Teams sollten ein klares Update-Management etablieren und kontrollieren, dass alle Arbeitsgeräte – egal ob Firmenlaptop oder privates Mobilgerät – regelmäßig aktualisiert werden. Automatische Updates helfen, diesen Prozess zu vereinfachen und menschliche Fehler auszuschließen.

Datenschutz und Compliance beachten

Sensible Daten sicher übertragen und speichern

Sensible Informationen dürfen beim Remote-Arbeiten nie unverschlüsselt übertragen oder auf privaten Geräten gespeichert werden. Unternehmen sollten Lösungen für sichere Dateitransfers und verschlüsselte Cloud-Speicher bereitstellen. Mitarbeitende müssen darin geschult werden, wie Daten vertraulich aufbewahrt und geschützt gelöscht werden.

Richtlinien für den Umgang mit Daten

Klare Datenschutzrichtlinien helfen Mitarbeitenden, Fehler zu vermeiden. Diese sollten verständlich formuliert und einfach zugänglich sein. Dazu zählen Vorgaben zur Nutzung von Cloud-Diensten, zum Versand vertraulicher Dokumente und zur Bearbeitung personenbezogener Daten von Kunden und Partnern.

Aufklärung über Datenschutzrisiken

Aufklärung ist das beste Mittel gegen versehentliche Datenschutzverletzungen. Arbeitgeber sollten regelmäßig Trainings und Sensibilisierungen anbieten, die Mitarbeitende über aktuelle Risiken, rechtliche Anforderungen und Best Practices informieren. So wird der Datenschutzgedanke auch im Homeoffice oder unterwegs lebendig gehalten.

Die eingesetzten Tools müssen nicht nur benutzerfreundlich, sondern auch sicher sein. Unternehmen sollten ausschließlich geprüfte Lösungen nutzen und regelmäßig auf Datenschutz, Verschlüsselung und Anbietertransparenz prüfen. Verdächtige oder nicht freigegebene Tools dürfen keine Verwendung finden.

Sichere Kommunikationstools einsetzen

Bildschirmabschirmung in öffentlichen Räumen

Wer unterwegs oder in Gemeinschaftsräumen arbeitet, sollte bewusst auf seine Umgebung achten. Bildschirmfilter oder sogenannte Privacy-Screens verhindern, dass Unbefugte vertrauliche Informationen mitlesen können. Gerade bei sensiblen Daten empfiehlt es sich, im Zweifelsfall abgeschlossene Räume aufzusuchen oder den Bildschirm abzuwenden.

Sauberes Desk- und Clear-Screen-Prinzip

Nicht nur Papierunterlagen, sondern auch digitale Dokumente dürfen nach Arbeitsende nicht offen oder sichtbar bleiben. Das Desk-Clearing-Prinzip sorgt dafür, dass keine vertraulichen Dokumente offen herumliegen. Gleichzeitig sollten alle Bildschirme bei Verlassen des Arbeitsplatzes gesperrt und alle Geräte ausgeschaltet sein.

Verlässlich sichere Entsorgung von Daten und Dokumenten

Druckerzeugnisse oder alte Datenträger dürfen nicht einfach im Hausmüll landen. Unternehmen müssen Mitarbeitende anweisen, sensible Informationen durch Schreddern oder zentrales Löschen sicher zu entsorgen. Nur so kann ausgeschlossen werden, dass Daten versehentlich in falsche Hände geraten.

Regelmäßige Schulungen und Awareness-Programme

Awareness-Programme sensibilisieren Mitarbeitende für aktuelle Bedrohungen und typische Fehlerquellen. Ob Online-Trainings, E-Learnings oder Workshops – Unternehmen sollten darauf achten, das Sicherheitswissen stetig aufzufrischen und um praktische Übungen zu ergänzen. So bleiben die Mitarbeitenden informiert und können im Ernstfall richtig reagieren.

Best Practice Sharing und Kommunikation fördern

Ein offener Austausch über Sicherheitserfahrungen und -vorfälle hilft, das Thema im Arbeitsalltag präsent zu halten. Firmeninterne Plattformen oder regelmäßige Sicherheitsmeetings bieten Gelegenheit, Best Practices zu teilen, aus Fehlern zu lernen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln. Mitarbeiter sollten ermutigt werden, Fragen zu stellen und Verdachtsfälle sofort zu melden.

Sicherheitskultur fest verankern

Eine gelebte Sicherheitskultur ist die Grundlage dafür, dass Schutzmaßnahmen auch in der Praxis akzeptiert und umgesetzt werden. Führungskräfte sollten als Vorbilder agieren und klare Verantwortlichkeiten schaffen. Nur wenn alle an einem Strang ziehen und Sicherheit zur Selbstverständlichkeit wird, sind Unternehmen auch im Remote-Umfeld nachhaltig geschützt.